Página del paciente del servicio de Documentación clínica y archivo

 Normas de acceso a la documentación clínica custodiada

La historia clínica tiene carácter confidencial siendo el hospital quien debe garantizar la privacidad del paciente. El servicio de Documentación Clínica tiene la obligación de velar por la confidencialidad  de la documentación que custodia.

Podrán acceder a la historia clínica o a parte de su contenido, las personas debidamente autorizadas que lo soliciten. Respetando la normativa vigente (Ley 14/1986 General de Sanidad, Ley orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal, Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, Ley 6/2002 de Salud de Aragón).

Quién puede acceder a la información

Para uso asistencial:

  • Los facultativos del centro. Sin restricciones.
  • Los facultativos o instituciones ajenas al hospital con autorización de la Dirección Médica.

Para uso no asistencial:  

  • Trabajos científicos con autorización de la Comisión de investigación y de la Dirección médica si son ajenos al hospital.
  • Las solicitudes de reproducción de documentación deberán ir firmadas por el solicitante y tramitadas por carta o Fax a través de:
    • Servicio de Atención al Paciente.
    • Equipo de Valoración de Incapacidades (E.V.I.).
    • Inspección Médica.
    • Órgano Judicial competente.
    • Sección de facturación y cargos del Hospital.
    • Otros hospitales.
    • Dirección del Centro.
    • Archivos de los Centros Médicos de Especialidades

En cualquier caso para la tramitación y resolución de la solicitud  se seguirá la actuación planteada en el Reglamento de Uso de la Historia Clínica publicado en la INTRANET del Hospital Universitario “Miguel Servet” y al carácter confidencial de la historia clínica publicado por el mismo cauce, en el Documento de seguridad relativo a los ficheros de carácter personal.

 

1. Motivos asistenciales

Tienen prioridad sobre cualquier otro motivo.

  • Urgencias: Las historias clínicas se entregarán en el momento de ser solicitadas, si la petición se produce fuera del horario de funcionamiento del Servicio, el celador o auxiliar de enfermería que recoja la historia deberá dejar la petición en los buzones destinados al efecto, con el fin de poder reflejar el préstamo a la mañana siguiente.
  • Hospitalización: En el momento que el servicio de Admisión realiza el ingreso de un paciente y automáticamente se recibe en el servicio de Documentación Clínica la correspondiente solicitud, prepararemos la documentación necesaria para su posterior préstamo y envío. Los celadores dos veces al día reparten esta documentación a las plantas de los pacientes hospitalizados.
  • Consultas externas: Las peticiones de dossier se generan automáticamente al citar a los pacientes. El Servicio de Documentación Clínica, con 48 horas hábiles, genera los listados correspondientes a partir de los cuales se extraen las historias clínicas y las radiografías que se servirán a las consultas a primera hora del día siguiente para la consulta del día posterior. Para las solicitudes urgentes, es decir todas aquellas que se realicen durante esas 48 horas, se genera un nuevo listado a las 14 horas de historias clínicas, para ser servidas a primera hora del día de la consulta.
  • Derivación de pacientes a otros centros: El servicio de Admisión remitirá con una antelación mínima de 48 horas los listados, indicando la patología, de aquellas personas que encontrándose en lista de espera vayan a ser derivados a otros centros,  el personal autorizado del servicio de Documentación Clínica seleccionará los documentos solicitados y entregará copia compulsada de la documentación.

2. Motivos de investigación

El personal autorizado del hospital que necesite historias clínicas para investigación, revisión de casos o su presentación en sesión clínica  se pondrá de acuerdo con el servicio de Documentación Clínica en la fecha de comienzo de dicha actividad y en la frecuencia con que se proporcionará la documentación solicitada. Para poder programar la documentación que se proporcionará cada día deberá rellenarse un impreso con el que se facilitará su extracción y préstamo. Estas historias no podrán ser sacadas del archivo, deberán ser revisadas en el cuarto destinado a este fin y mientras no se hayan revisado las entregadas, no se prepararán las sucesivas.

Cuando el estudio vaya a ser realizado por personal que no pertenezca al hospital, se deberá solicitar previamente permiso a la Dirección del centro.

  • Publicaciones: En ningún caso deberán contener ni datos ni imágenes identificativas del paciente, salvo autorización por escrito del mismo.
  • En ningún caso las historias saldrán fuera del recinto hospitalario.

3. Motivos administrativos

El personal autorizado que necesite historias clínicas con fines administrativos, las solicitará por escrito al Servicio de Documentación Clínica indicando el día en que vendrá a revisar la documentación con una antelación mínima de 48 horas.

4. Motivos judiciales

La documentación solicitada por este motivo se tramitará con el oficio del juzgado correspondiente dirigido a la Gerencia del Hospital. El médico responsable del Servicio de Documentación Clínica seleccionará la documentación solicitada y entregará a la Dirección copia compulsada de la misma para ser enviada al juzgado.

5. Motivos particulares del paciente o persona autorizada

Los pacientes o persona en quien deleguen, debidamente autorizada, podrán solicitar copia de los documentos de su historia clínica solicitándolo por escrito a través del servicio de Atención  al Paciente. Cuando por razones asistenciales, el paciente necesite imágenes de radiografías, TAC, etc., y no sea posible por la urgencia realizar copias, se le entregarán los originales, debiendo firmar en este caso en el servicio de Atención al Paciente un compromiso de devolución.

Requisitos:

  • Pacientes mayores de edad:
    • El propio paciente con el D.N.I.
    • Cualquier persona con autorización nominal firmada por el paciente (el hecho de ser familiar no autoriza por sí la entrega de documentación
  • Abogados o compañías de seguros con autorización firmada por el pacientes.
  • Pacientes menores de edad:
    • Padres con el Libro de Familia o D.N.I.
    • Cualquier persona con autorización por escrito de uno de los padres o tutor legal.
  • Fallecidos: Parientes que lo acrediten, respetando el grado de parentesco, con Libro de Familia o D.N.I.. Se suministrará únicamente informe de epicrisis con el motivo de asistencia y causa de fallecimiento. Todo ello en aras a preservar la intimidad de la persona fallecida, las anotaciones subjetivas de los profesionales y los datos de terceros.

En todos lo casos deberá reflejarse la autorización debidamente acreditada del paciente, con descripción nominal de quién es el receptor de dicha información, qué información puede suministrarse y cuál es la finalidad de la misma.

La persona en la que el paciente ha depositado este derecho deberá también acreditarse convenientemente.

El personal autorizado del servicio de Documentación Clínica seleccionará los documentos solicitados ajustándose al protocolo definido por la Comisión de Historias Clínicas y aprobado por la Dirección del centro, entregando al paciente copia compulsada de la información objetiva que obre en la historia clínica.

En ningún caso el servicio de Documentación Clínica atenderá solicitudes realizadas telefónicamente, por terceros no autorizados o a través de cauces distintos a los establecidos. La solicitud debe ser por escrito y en ella figurarán los datos de la historia clínica del paciente y el motivo de dicha solicitud.

Como norma general se suministrará en todos los casos fotocopias de informes de asistencia y fotocopias de pruebas complementarias relacionadas con el motivo de la petición siguiendo el protocolo menicionado.